「忙しい、忙しい、と言っている人は自分を進歩させていない。」
某企業のトップから聞きました。その通りだと思います。
自分の処理能力を高めるための努力と工夫。これを自然にやれるようになると、
時間に余裕が生まれます。そうなると、仕事の質が高まり、幅が広がります。
仕事の醍醐味や楽しさも増します。いい事尽くしです。
ちなみに（自分で言うのも何ですが）自分の処理能力・処理速度は年々高まっていると
思います。多くの方から睡眠時間のことを心配されますが、平均で7時間～8時間は
寝ています。夜遅くまで仕事をすることはほとんどありません。自宅でPCと格闘する
こともほとんどなくなりました。しかし、仕事の内容は数年前よりも明らかに多様化し、
量も増えています。仕事に追われている感はありません。
その秘訣の一部をご紹介します。
意識すべきは「アウトプット作成力」のスピードを速くすることです。
代表的なアウトプットとは「資料の作成」、「仕事の段取りの設計」、「メール処理」です。
まずは極めて基本的なことから。
パソコンのキーボードのタッチのスピードを上げましょう。ブラインドタッチは当たり前。
思考と同じスピードで言葉を表示できるようにしましょう。最近はスマホの音声認識の精
度が上がってきているので、音声認識でやれるものはキーボードを打つよりも音声入力の
方が確実に早い。検索系のことはスマホの音声認識を使いましょう。
マーサー時代の同僚の岡田充弘さんが
「仕事が速い人ほどマウスを使わない！ 超速パソコン仕事術」
という本を出しています。ぜひ、こちらを参考にしてください。PC操作でマウスを使っては
いけません。本当にそう思います。マウス慣れしていると、移動中に作業ができません。
https://www.amazon.co.jp/dp/B01GCNU864/ref=dp-kindle-redirect?_encoding=UTF8&btkr=1
ワード、パワーポイント、エクセルといったツールの操作に慣れましょう。特にパワポで
プレゼン資料をつくるコツを習得しましょう。パワポ禁止という会社も出てきていますが、
これは余計な資料を時間かけてつくる人がいるからです。
プレゼンの主役はあくまでも「話し手」。「話し手」のメッセージをより鮮明かつわかりやすく
伝えるための資料ならば全然問題ありません。そのコツをマスターし、それを表現するための
ツールとしてパワポをスラスラ使えるようにするのです。
コツは「ストーリー」です。自分が伝えたいメッセージをストーリー展開させること。
「空」「雨」「傘」という古典的な流れをマスターするのは基本。
「背景→目的→手段→費用と効果→代替案との比較」。こうした流れを徹底的に自分のものに
するのです。
応用編としては「会議の生産性の向上」。これまでも何度か紹介していますが、会議後に
関係者が誤解なく、遅滞なく動けるようなディレクションができることが目標です。
そのためのファシリテーションをリーダー自らが行うことで自分を含めて、関係者の処理能力が
上がります。これにより、議論の“先祖がえり”や会議後の“確認パレード”をなくします。
必要なコツは「Wrap up（とりまとめ）」と「可視化（みなが同じ内容を見る）」です。
他にも工夫すべき点はたくさんあります。私ももっともっと処理能力を上げて、“もっと楽したい”
ので、常に真似できることはないか、いいツールはないかとアンテナを伸ばしています。
根本的なことは時間が貴重であるという感度を高めること。「5分もある！」という感覚を
持つことだと思います。
「5分」あればメール数本処理できます。ぼけっとしているとあっと言う間に「5分」は
消えます。ONの間はこうした隙間時間を無駄にせず、できることをどんどんやる。
この姿勢が処理量を高め、結果として“楽に”なります。
日々、何時までに何を仕上げる！と考えて、持ち時間を意識して仕事をしていくと
次第に身体がそのスピード感を覚えて速くなります。PCの操作もそうです。
この発想に障害となるのが「時間給的発想」です。生産性を高める（投入時間が減る）と
報酬が減るという状況だとホワイトカラーの生産性の向上へのインセンティブが働きません。
ずいぶん前から「ホワイトカラー・エグゼンプション」を解禁せよ、と言ってきましたが、
最近の報道を見るに、またしも残念な展開です。
働き方改革の本質は、個々人および組織の生産性が高まることで、
国民がより創造的、文化的、ひいては更なる生産的な活動に時間を使えるようになり、
豊かな心が育まれ、経済活動への刺激が行われ、結果として日本に住む人・働く人の
幸せレベルが上がる
ということではないのでしょうか。
想定されるネガティブ要素対策の議論ばかりしていると、本質を見失います。
おまけー１：声のことでご心配をおかけしました。まだ別人の声ですが、仕事には
支障がないようになりました。ある方から声楽家を治療される先生をご紹介いただきました。
診てもらいます。
おまけー２：先日、天文学的な確率の出来事に遭遇しました。乗ったタクシーが連続して
小さな接触事故を起こしました。（私は全く無事でした。）これは“当たり日だ”と思い、
早速サマージャンボ宝くじを買いました。
おススメコーナー：本はKindleなど電子ブックで読むのがおススメです。場所をとらない、
いつでも読める、検索できる、重くない。Kindleに代えてから、書棚を持って移動している
ような感覚です。（Kindle対応していない本を買うのが躊躇されるくらいです。）